Problemen bij het samenwerken pakt u het beste aan door ze te ontwikkelen en sociaal te maken. Maar hoe doet u dat in de praktijk? Een antwoord op deze vraag, die bij veel van onze opdrachtgevers leeft, is de Organisatie- en Managementscan. Daarmee legt u de achterliggende oorzaken bloot en gaat u gericht aan de slag.

In een ideale situatie is de samenwerking in een organisatie zo georganiseerd dat ieder zijn of haar creativiteit, competenties, kennis en vaardigheden kan inzetten voor zichzelf, anderen en de organisatie als geheel. De werkelijkheid is vaak anders. De oorzaken van problemen bij het samenwerken zijn meestal te vinden in de managementaanpak, de organisatiestructuur en het overlegproces. Onze Organisatie- en Managementscan biedt u inzicht in de factoren die de samenwerking belemmeren en stellen u in staat om die aan te pakken.

Gedeeld en gemeenschappelijk beeld van problemen

Met de Organisatie- en Managementscan onderzoeken en analyseren we specifieke problemen in uw organisatie-, management- en productiesysteem. De scan geeft alle betrokkenen gedeeld en gemeenschappelijk inzicht in de aspecten, achtergrond, bronnen en samenhang van de problemen. Dit inzicht vormt de basis voor effectieve, realistische en uitvoerbare verbetermaatregelen met een breed draagvlak.

Kijken naar systemen en cultuur

Eerste stap is het inventariseren van het organisatie-, management- en productiesysteem. Dit doen we met een documentatiestudie. Daarna volgen interviews om de specifieke problemen te onderzoeken en uit te werken. In de interviews komen zowel systeem- als cultuuraspecten aan de orde. De doelgroep voor de interviews is gebaseerd op uw organisatiestructuur en teamsamenstelling.

Inzicht in situatie en probleem

De bevindingen van de documentatiestudie en interviewronde werken we uit in een situatie- en probleembeschrijving. Daarbij besteden we speciale aandacht aan inconsistenties tussen hoe dingen zouden moeten en hoe ze daadwerkelijk gaan. De geconstateerde problemen bespreken we in teamverband met alle betrokkenen. Zo maken we ze gemeenschappelijk. Samen zetten we dan ook concrete verbetermaatregelen op een rij.

Broodnodige confrontatie

De bespreking kan confronterend zijn en is een belangrijk onderdeel van de Organisatie- en Managementscan. Want het gaat niet alleen om het ‘harde’ resultaat: de rapportage met de situatie- en probleembeschrijving, de oplossingsrichting/verbeteraanpak, adviezen en mogelijke maatregelen. Het ‘zachte’ resultaat is net zo belangrijk. Dit houdt in dat problemen van onder tafel óp tafel komen, heilige huisjes omver gaan, problemen gezamenlijk worden beleefd, gemeenschappelijk begrip ontstaat en commitment wordt ontwikkeld om samen aan de slag te gaan. Na de bespreking volgt nog een eindrapportage.

Kwestie van enkele weken

Met de Organisatie- en Managementscan komt u in twee tot drie weken tot de kern van de problemen bij het samenwerken in uw organisatie én tot verbetermaatregelen waar iedereen zijn of haar schouders onder wil zetten. In een volgende nieuwsbrief leest u over de toepassing en effecten van de scan in een praktijksituatie.

Wilt u ondertussen meer weten over de uitvoering van een Organisatie- en Managementscan in uw organisatie? Neem dan direct contact op met Michael Bres, via 06 55 39 55 36.

Onder meer door de oplopende crisis vindt er tussen organisaties een enorme concurrentiestrijd plaats. Voor veel van hen is het een enorme uitdaging om zich staande te houden in deze strijd. Volgens mij kunnen de bedrijven met de meest effectief samenwerkende medewerkers een voorsprong nemen en behouden.

Ik hoor veel van mijn vrienden, kennissen en familieleden mopperen over hun werkgever. De druk om harder  te werken, efficiënter te produceren, meer te verkopen en de kosten te reduceren neemt toe. Juist nu zijn innovatie en sociaal intellect cruciaal. In plaats van meer druk uit te oefenen, zou de leiding er goed aan doen om een faciliterende houding aan te nemen en zich te richten op vrije dynamische, communicatieve processen in de organisatie.

Meer motivatie, creativiteit en productiviteit

Deze aanpak leidt tot meer intrinsieke motivatie, creativiteit en productiviteit. Terwijl meer druk op de ketel (of motiveren) nadelige gevolgen heeft en minder goed werkt. Er wordt wel geroepen: we zijn democratisch, mijn deur staat altijd open, iedereen kan hier zeggen wat hij of zij wil. Maar is democratiseren wel de oplossing?

Dialoog op de werkvloer noodzakelijk

Het systematisch ontwikkelen van een vakinhoudelijk, dynamisch discours — met andere woorden conversatie, dialoog, uitwisseling — op de werkvloer, begeleid en gefaciliteerd door het management: dat is naar mijn idee de manier om als organisatie én als land de concurrentie blijvend aan te kunnen.

IJsselstein 15 mei 2013

Jan Pompe          

Managementfilosoof

Vragen? Opmerkingen? Graag! Stuur ze naar jan.pompe@axisinto.nl.  

Waarom werkt u eigenlijk samen in uw organisatie? Hoe geeft u daar leiding aan? Wat wilt u bereiken met de leiding die u geeft? Wat willen de anderen en de organisatie bereiken? Als u meer samenhang en samenwerking in uw organisatie wilt, dan is het relevant om over het antwoord op deze vragen na te denken. Wij geven u zes tips voor een gezonde leiderschapsfilosofie, op basis van een voorbeeld uit onze praktijk.

Tip 1: Stel uzelf en uw team ‘de’ vraag

In een organisatie is sprake van een ‘eilandenprobleem’. Afdelingen lijken langs elkaar heen te werken, tegenstrijdige doelen na te streven en conflicterende culturen te hebben. Er is geen samenhang te ontdekken in wat de betrokkenen doen. Maar schijn bedriegt. Het team en zijn managers hebben simpelweg niet nagedacht over wat ze gezamenlijk en individueel nastreven. Ons advies: stel uzelf en uw team de vraag ‘waartoe zijn wij samen in bedrijf?’. Sta hier bewust bij stil en geef iedere betrokkene de gelegenheid om de vraag vanuit zijn of haar eigen perspectief te beantwoorden. Als u ook een eilandenprobleem hebt, zult u snel een ander beeld krijgen van dit probleem.

Tip 2: Ga uit van uw eigen motieven

In de organisatie met het eilandenprobleem worden de bedrijfsstrategie, missie, centrale doelstelling en maatregelen voor het behalen van de beoogde resultaten uitvoerig besproken. Het lukt maar matig om datgene te realiseren waarvan werd gedacht dat het de reden was om samen in bedrijf te zijn. Door de focus op wat de organisatie wil, is er geen aandacht voor de eigen wil en die van anderen. Ons advies: een goed uitgangspunt voor uw leiderschapsfilosofie is om allereerst te kijken naar uw eigen wil. Want in de eerste plaats bent u er voor uzelf. U werkt om geld te verdienen, uzelf te ontplooien, carrière te maken …. Er is niets mis mee om voorop te stellen wat ú wilt en te managen met ego. Op het moment dat iedereen in uw team zijn of haar motieven vooropstelt, komt het eilandenprobleem in een heel ander perspectief te staan.

Tip 3: Beschouw de motieven van uzelf, anderen en de organisatie in samenhang

Het eilandenprobleem staat nu weliswaar in een ander perspectief, maar met het bewust maken van ieders eigen wil is er nog geen goede samenwerkingsfilosofie. En hoe zit het met de organisatie? De strategie, doelstellingen en gewenste resultaten? Ons advies: u doet er verstandig aan de driedeling tussen wat u wilt, wat anderen willen en wat de organisatie wil niet te ontkennen. Belangrijk is de samenhang van alle motieven goed te begrijpen en die te ontwikkelen en vormen. Alleen zo ontstaat een platform voor samenwerking en hebt u een goed uitgangspunt voor uw leiderschapsfilosofie. Iedereen die in een organisatie werkt, wil er zelf beter van worden, wil dat het zijn of haar collega’s goed gaat en dat de organisatie blijft bestaan en krachtig is.

Tip 4: Baseer uw leiderschap op vrijheid van handelen

In de organisatie uit ons praktijkvoorbeeld, dringt zich een volgende vraag op. Hoe is het mogelijk om vanuit alle verschillende motieven samenwerking te ontwikkelen? Het is in ieder geval duidelijk dat alle betrokkenen bereid zijn om zich in te zetten voor de organisatie. Maar wat betekent dit voor de manier van leidinggeven? Ons advies: realiseer u dat de vrije wil van iedere medewerker altijd in het geding is als u leidinggeeft. Dit is van enorme invloed op de natuurlijke bereidheid van mensen om zich in te zetten voor de organisatie. De belangrijkste vraag die u uzelf kunt stellen, is hoe u afspraken maakt en besluiten neemt op basis van de vrije wil van alle betrokkenen. Maak niet de fout om afspraken op te leggen zonder uw medewerkers te betrekken in het ontwikkelproces van deze afspraken.

Tip 5: Faciliteer keuzevrijheid en ontwikkelingsmogelijkheden

Het loslaten van de fixatie op de strategie, doelstellingen en te behalen resultaten, resulteert in eerste instantie in enige desoriëntatie. Daar staat tegenover dat er opeens een enorme keuzevrijheid en ontwikkelingsmogelijkheden ontstaan. Deze blijken bevorderend voor de organisatie en de samenwerking. De medewerkers gaan samenwerken op basis van wederzijdse toestemming. Ons advies: faciliteer de keuzevrijheid en ontwikkelingsmogelijkheden, zodat ieder individu in staat is zich vrij te bewegen en eigen keuzes te maken. De capaciteiten, wensen en behoeften ontwikkelen zich vanzelf, in samenhang voor ieder individueel, de ander én de organisatie. Het enige waar u op hoeft te letten, is dat u alles wat uw medewerkers doen kunt verantwoorden naar de bedoeling van uw onderneming. U zult zien dat er nieuwe ideeën en maatregelen ontstaan om de strategie uit te voeren en de gewenste resultaten te bereiken. De samenwerking zal zich daarbij al doende ontwikkelen. Net zoals in de organisatie uit ons voorbeeld.

Tip 6: Schrijf een persoonlijk statuut

De voorgaande vijf tips geven u een perspectief voor de ontwikkeling van uw eigen leiderschapsfilosofie. De tips maken duidelijk hoe belangrijk het is om na te denken over de vraag waartoe u samen in bedrijf bent. U hebt altijd te maken met wat uzelf nastreeft, wat anderen nastreven en wat de organisatie nastreeft. Het is niet nodig te wachten met nadenken totdat u bijvoorbeeld een eilandenprobleem hebt. Ons advies: schrijf een persoonlijk statuut. Het is een goede oefening om uw eigen filosofie te ontdekken en onderzoeken. U ontwikkelt besef van de wijze waarop u leidinggeeft, wat u zelf wilt, wat anderen willen en wat de organisatie wil. Stel uzelf de volgende vragen: wat doet u, hoe doet u dat en waarom? Als u meer inspiratie wilt, bekijk dan eens een filmpje van Simon Sinek over de Golden Circle. Wanneer u ondersteuning wenst bij de ontwikkeling van uw managementfilosofie, zijn wij u graag van dienst.